# HR и онбординг новичков

> Новичок спрашивает про отпуск, доступы и первую неделю там, где читает регламент, — и получает ссылку на регламент.

Сценарий

# HR и онбординг новичков

Новый сотрудник пришёл в понедельник. К среде он спросил в чате, как оформить отпуск, кто выдаёт доступ к почте и когда выплаты. HR ответил на всё — в десятый раз за месяц. Ответы записаны в правилах распорядка и в документе об онбординге, но читать их никто не идёт.

[Создать пространство знаний](https://buff.systems/app) [Все сценарии](https://buff.systems/use-cases) Для HR, руководителей и новых сотрудников, у которых порядок отпусков, выплат и доступов записан в Notion, Confluence или папке с локальными нормативными актами (ЛНА)

Ситуация

## Одни и те же вопросы — каждому новичку заново

Что мешает

- Порядок отпусков, выплат и доступов записан, но новичок спрашивает в чате, а не читает.
- HR отвечает на одно и то же вместо работы с людьми.
- Ответ по памяти расходится с регламентом — а потом «мне так сказали».
- Документы HR нельзя открывать всем: у поддержки и продаж не должно быть доступа к папке с ЛНА.

Решение 01

## Как оформить отпуск — по правилам распорядка, со ссылкой на раздел

Вопрос: «Как оформить отпуск: за сколько дней подавать заявление, кто согласует и кто оформляет?» ИИ-агент читает правила внутреннего трудового распорядка и отвечает по разделу «Отпуска»: 14 дней, руководитель, отдел кадров — и добавляет, что ещё важно знать из того же раздела и к кому обращаться.

[Про «Спросить»](https://buff.systems/docs/ask)

**Отпуск** раздел 5 правил распорядка

← прокрутите кадр →

**Три ответа и источник:** за 14 дней через кадровый портал, согласует руководитель, оформляет отдел кадров; график до 15 декабря; к кому обращаться.

Решение 02

## Первая неделя новичка — по документу об онбординге

Новичок спрашивает: «Кто выдаёт доступ к почте и корпоративному порталу и куда обращаться?» ИИ-агент читает документ об онбординге и отвечает: ИТ-отдел, по заявке руководителя в helpdesk, до конца первого дня — и называет, где это записано: документ об онбординге и справочник контактов.

[Buff без репозитория: с чего начать](https://buff.systems/docs/no-code)

**Доступы новичку** из онбординга

← прокрутите кадр →

**Ответ и источники (обведено):** ИТ-отдел, М. Иванов, по заявке руководителя в helpdesk, до конца первого дня — со ссылкой на документ об онбординге и справочник контактов.

Решение 03

## Вопрос под страницей онбординга — ответ там же

Если онбординг живёт в Notion или Confluence, новичок спрашивает прямо в комментарии к странице, и ответ приходит в то же обсуждение — рядом с текстом, о котором спрашивали. В базе знаний HR записано правило «отвечаем ссылкой на регламент, а не пересказом», и ИИ-агент его соблюдает.

[Как спросить из документа](https://buff.systems/docs/ask-from-your-tools)

**Обращение в обсуждении** ответ туда же

← прокрутите кадр →

**На кадре — тикет трекера; под страницей онбординга всё то же:** ИИ-агент отвечает в том же обсуждении: сначала «принял», затем готовый документ. Под страницей Notion или Confluence — так же.

Решение 04

## Пространство HR видят только те, кому можно

Пространство — область прав, как проект: доступ к пространству HR выдаётся отдельно, и поддержка или продажи его не видят. Папки с личными делами подключать не нужно вовсе: ИИ-агент отвечает по регламентам и ЛНА, а не по персональным данным.

#### Отдельное пространство на отдел

Свои подключения, своя база знаний, свои участники.

#### Права по пространству

Участник спрашивает; администратор пространства подключает документы и правит базу знаний; при необходимости — доступ только на чтение.

#### Журнал организации

Кто и когда задавал вопросы — видно владельцу организации; сами тексты вопросов в журнал не попадают.

[Права и области](https://buff.systems/docs/teams/scopes)

Решение 05

## Что делает ваш ИТ-специалист — один раз

Ставит коннектор в сети компании, выбирает подключение из каталога — Notion, Confluence, Google Диск, папки на сервере, трекер — указывает пространство отдела и отмечает, какие разделы и папки читать. Системы вне каталога — кадровая система, 1С — подключает собственным инструментом: это отдельная работа ИТ по нашей документации, после которой система доступна ИИ-агенту наравне с каталогом. Дальше отдел работает сам; отдельный файл, которого нет в источниках, сотрудник просто прикладывает к вопросу.

*01*

#### Коннектор в вашей сети

Небольшая программа, по умолчанию только исходящие соединения; ставится один раз на всю организацию.

*02*

#### Подключение к документам

Из каталога или свой инструмент; учётная запись с чтением и правом комментировать, отмеченные разделы и папки.

*03*

#### Пространство отдела

Права выдаются на пространство: у поддержки нет доступа к документам HR, пока его не выдал владелец.

[Что попросить у администратора](https://buff.systems/docs/for-admin)

Решение 06

## Чего ИИ-агент не делает

Границы названы заранее, чтобы отдел не ждал того, чего не будет.

#### Личные дела не подключаем

ИИ-агент отвечает по регламентам и ЛНА; документы с персональными данными подключаются только на тарифах, где текст не уходит стороннему провайдеру моделей.

#### Кадровые системы и 1С в каталоге нет

при необходимости ваш ИТ-специалист подключает их своим инструментом.

#### Не принимает заявления и не оформляет отпуск

объясняет порядок и даёт ссылку на регламент.

Итог

Новичок получает ответы со ссылкой на регламент там, где читает, HR перестаёт отвечать на одно и то же, а документы отдела видят только его участники.

Первый шаг — одно имя

## Создайте пространство и задайте первый вопрос

Регистрация по почте, пространство — сразу. Пока ИТ-специалист не подключил документы, ИИ-агент отвечает по базе знаний и по файлам, которые вы приложите к вопросу. На знакомство даётся стартовый баланс.

[Создать пространство знаний](https://buff.systems/app) [Написать нам](mailto:info@buff.systems)

Пока документы не подключены — приложите файл к вопросу