# Руководитель подразделения

> Решения по проекту за квартал, открытые вопросы и расхождения между отчётами отделов — по протоколам и отчётам, а не по памяти.

Сценарий

# Руководитель подразделения

Совет по проекту в четверг. Что решали в июле, что перенесли в августе, что осталось открытым в сентябре — в трёх протоколах. Отчёты трёх отделов за месяц называют разные цифры по одному и тому же. Перечитывать квартал некогда.

[Создать пространство знаний](https://buff.systems/app) [Все сценарии](https://buff.systems/use-cases) Для руководителей компании и подразделений, у которых протоколы, планы и отчёты лежат в Notion, Confluence или на Диске

Ситуация

## Чтобы ответить «что решили», надо перечитать квартал

Что мешает

- Решения и открытые вопросы разбросаны по протоколам встреч.
- Отчёты отделов расходятся между собой, и никто не сверяет их до совещания.
- Перенесённый вопрос кочует из протокола в протокол, пока о нём не забудут.
- Сводку для совета собирает помощник — полдня работы.

Решение 01

## Решения за квартал и что осталось открытым

Вопрос: «Какие решения по проекту «Мобильное приложение» принимались на встречах за третий квартал и какие вопросы остались открытыми?» ИИ-агент читает три протокола и отвечает по встречам: решения, открытые вопросы, что перенесено — и отдельно замечает вопрос, который переносится второй месяц, и решение, развернувшее июльское.

[Про «Спросить»](https://buff.systems/docs/ask)

**Проект за квартал** три протокола

← прокрутите кадр →

**Что осталось открытым (обведено):** три встречи, решения по каждой и два открытых вопроса: договор с подрядчиком не подписан с августа, материалы к релизу — до 10 октября.

Решение 02

## Расхождения между отчётами отделов

Вопрос: «Сведи ключевые цифры из отчётов поддержки, продаж и маркетинга за сентябрь и назови, где отчёты расходятся между собой». ИИ-агент читает три отчёта, сводит цифры и называет два расхождения — число обращений по ошибке экспорта и число обращений, переданных из маркетинга в продажи, — до того, как их заметят на совещании.

[Вопрос или исследование?](https://buff.systems/docs/ask-vs-research)

**Отчёты за сентябрь** три отдела и первичные документы

← прокрутите кадр →

**Два расхождения (обведено):** обращения по ошибке экспорта в CSV (поддержка — 3, продажи — 2) и обращения, переданные из маркетинга в продажи, — с объяснением, откуда разница.

Решение 03

## Что видит руководитель в кабинете

Журнал аудита и история биллинга организации показывают, кто и когда задавал вопросы, сколько потратило каждое пространство и проект и какие подключения работают. Их видит владелец организации; руководителю подразделения можно выдать отдельное право на чтение журнала, не делая его владельцем.

#### Журнал аудита

Кто, когда, откуда и что сделал — с фильтром по разделам и выгрузкой целиком; сами тексты вопросов в журнал не попадают.

#### Доступ только на чтение

Руководитель читает пространство отдела и его базу знаний, ничего в них не меняя.

[Про журнал аудита](https://buff.systems/docs/audit-log)

**История биллинга** пространство отдела

← прокрутите кадр →

**Расход по строкам:** каждый вопрос пространства — отдельной строкой с суммой (обведено): вопрос по документам стоил от 0,3 до 4 ₽, чаще 1–2 ₽.

Решение 04

## Спросить там, где сотрудник уже работает

Руководитель спрашивает под протоколом встречи в Notion — и ответ приходит комментарием к нему. Комментарий под страницей Notion или Confluence, в Google Документе, под макетом Figma или в тикете трекера с упоминанием ИИ-агента — это вопрос, и ответ приходит в то же обсуждение. Так же заказывается исследование: готовый документ появляется рядом с исходным. Открывать приложение не обязательно.

#### В приложении

Раздел «Спросить» в пространстве: вопрос, ответ и уточнения — как в переписке; цена вопроса видна сразу после ответа.

#### В комментарии к документу

Notion, Confluence, Google Документ или макет Figma: упоминание ИИ-агента в комментарии — вопрос, ответ приходит в ту же ветку.

#### В тикете трекера

Jira, Redmine и другие: вопрос комментарием — ответ комментарием; исследование приходит документом во вложении.

[Как спросить из документа или тикета](https://buff.systems/docs/ask-from-your-tools)

Решение 05

## Что делает ваш ИТ-специалист — один раз

Ставит коннектор в сети компании, выбирает подключение из каталога — Notion, Confluence, Google Диск, папки на сервере, трекер — указывает пространство отдела и отмечает, какие разделы и папки читать. Системы вне каталога — календарь, мессенджеры — подключает собственным инструментом: это отдельная работа ИТ по нашей документации, после которой система доступна ИИ-агенту наравне с каталогом. Дальше отдел работает сам; отдельный файл, которого нет в источниках, сотрудник просто прикладывает к вопросу.

*01*

#### Коннектор в вашей сети

Небольшая программа, по умолчанию только исходящие соединения; ставится один раз на всю организацию.

*02*

#### Подключение к документам

Из каталога или свой инструмент; учётная запись с чтением и правом комментировать, отмеченные разделы и папки.

*03*

#### Пространство отдела

Права выдаются на пространство: у руководителя нет доступа к документам HR, пока его не выдал владелец.

[Что попросить у администратора](https://buff.systems/docs/for-admin)

Решение 06

## Чего ИИ-агент не делает

Границы названы заранее, чтобы отдел не ждал того, чего не будет.

#### Не ведёт поручения и не ставит задачи сотрудникам

отвечает по протоколам и отчётам.

#### Календарь и мессенджеры в каталоге нет

ваш ИТ-специалист подключает их своим инструментом.

#### Не оценивает людей и не делает выводов сверх документов

расхождение названо, решение за вами.

Итог

Сводка к совету собирается вопросом, а не полднём работы помощника; перенесённые вопросы и расхождения между отчётами видны до совещания, а не после.

Первый шаг — одно имя

## Создайте пространство и задайте первый вопрос

Регистрация по почте, пространство — сразу. Пока ИТ-специалист не подключил документы, ИИ-агент отвечает по базе знаний и по файлам, которые вы приложите к вопросу. На знакомство даётся стартовый баланс.

[Создать пространство знаний](https://buff.systems/app) [Написать нам](mailto:info@buff.systems)

Пока документы не подключены — приложите файл к вопросу