Сценарий
HR и онбординг новичков
Новый сотрудник пришёл в понедельник. К среде он спросил в чате, как оформить отпуск, кто выдаёт доступ к почте и когда выплаты. HR ответил на всё — в десятый раз за месяц. Ответы записаны в правилах распорядка и в документе об онбординге, но читать их никто не идёт.
Ситуация
Одни и те же вопросы — каждому новичку заново
Что мешает
- Порядок отпусков, выплат и доступов записан, но новичок спрашивает в чате, а не читает.
- HR отвечает на одно и то же вместо работы с людьми.
- Ответ по памяти расходится с регламентом — а потом «мне так сказали».
- Документы HR нельзя открывать всем: у поддержки и продаж не должно быть доступа к папке с ЛНА.
Решение 01
Как оформить отпуск — по правилам распорядка, со ссылкой на раздел
Вопрос: «Как оформить отпуск: за сколько дней подавать заявление, кто согласует и кто оформляет?» ИИ-агент читает правила внутреннего трудового распорядка и отвечает по разделу «Отпуска»: 14 дней, руководитель, отдел кадров — и добавляет, что ещё важно знать из того же раздела и к кому обращаться.
Про «Спросить»← прокрутите кадр →
Решение 02
Первая неделя новичка — по документу об онбординге
Новичок спрашивает: «Кто выдаёт доступ к почте и корпоративному порталу и куда обращаться?» ИИ-агент читает документ об онбординге и отвечает: ИТ-отдел, по заявке руководителя в helpdesk, до конца первого дня — и называет, где это записано: документ об онбординге и справочник контактов.
Buff без репозитория: с чего начать← прокрутите кадр →
Решение 03
Вопрос под страницей онбординга — ответ там же
Если онбординг живёт в Notion или Confluence, новичок спрашивает прямо в комментарии к странице, и ответ приходит в то же обсуждение — рядом с текстом, о котором спрашивали. В базе знаний HR записано правило «отвечаем ссылкой на регламент, а не пересказом», и ИИ-агент его соблюдает.
Как спросить из документа← прокрутите кадр →
Решение 04
Пространство HR видят только те, кому можно
Пространство — область прав, как проект: доступ к пространству HR выдаётся отдельно, и поддержка или продажи его не видят. Папки с личными делами подключать не нужно вовсе: ИИ-агент отвечает по регламентам и ЛНА, а не по персональным данным.
Отдельное пространство на отдел
Свои подключения, своя база знаний, свои участники.
Права по пространству
Участник спрашивает; администратор пространства подключает документы и правит базу знаний; при необходимости — доступ только на чтение.
Журнал организации
Кто и когда задавал вопросы — видно владельцу организации; сами тексты вопросов в журнал не попадают.
Решение 05
Что делает ваш ИТ-специалист — один раз
Ставит коннектор в сети компании, выбирает подключение из каталога — Notion, Confluence, Google Диск, папки на сервере, трекер — указывает пространство отдела и отмечает, какие разделы и папки читать. Системы вне каталога — кадровая система, 1С — подключает собственным инструментом: это отдельная работа ИТ по нашей документации, после которой система доступна ИИ-агенту наравне с каталогом. Дальше отдел работает сам; отдельный файл, которого нет в источниках, сотрудник просто прикладывает к вопросу.
Коннектор в вашей сети
Небольшая программа, по умолчанию только исходящие соединения; ставится один раз на всю организацию.
Подключение к документам
Из каталога или свой инструмент; учётная запись с чтением и правом комментировать, отмеченные разделы и папки.
Пространство отдела
Права выдаются на пространство: у поддержки нет доступа к документам HR, пока его не выдал владелец.
Решение 06
Чего ИИ-агент не делает
Границы названы заранее, чтобы отдел не ждал того, чего не будет.
Личные дела не подключаем
ИИ-агент отвечает по регламентам и ЛНА; документы с персональными данными подключаются только на тарифах, где текст не уходит стороннему провайдеру моделей.
Кадровые системы и 1С в каталоге нет
при необходимости ваш ИТ-специалист подключает их своим инструментом.
Не принимает заявления и не оформляет отпуск
объясняет порядок и даёт ссылку на регламент.
Итог
Новичок получает ответы со ссылкой на регламент там, где читает, HR перестаёт отвечать на одно и то же, а документы отдела видят только его участники.
Первый шаг — одно имя
Создайте пространство и задайте первый вопрос
Регистрация по почте, пространство — сразу. Пока ИТ-специалист не подключил документы, ИИ-агент отвечает по базе знаний и по файлам, которые вы приложите к вопросу. На знакомство даётся стартовый баланс.
Пока документы не подключены — приложите файл к вопросу