Пространство знаний
Ответы по документам компании — любому отделу, без очереди к коллегам
Для поддержки, продаж, юристов, HR, финансов, маркетинга и руководителей: пространство знаний, где на вопрос отвечают по регламентам, договорам, прайсам, отчётам и FAQ вашей компании — и называют документ. Код не нужен.
← прокрутите схему →
Возражение 01
«Мы не пишем код. Зачем нам инструмент для разработчиков?»
Честный вопрос: всё в продукте начиналось с кода. Теперь вход для отделов — отдельный.
Каждый отдел спрашивает о своём — по своим документам
Пространство знаний — рабочее место отдела, в котором нет разделов про код: только «Спросить», глубокое исследование, база знаний и подключения к документам. Ниже — с чем приходят отделы; у каждого есть страница-сценарий с реальными экранами.
Поддержка
срок ответа клиенту по договору и регламенту, порядок возврата, что уже отвечали по этой ошибке
Продажи
какие условия давали клиентам сегмента, сравнение версий КП, пункт об автопродлении в типовом договоре
Юристы
номер и срок договора, где есть пени и какие ставки, чем новая редакция регламента отличается от старой
HR и новички
как оформить отпуск, кто выдаёт доступы, что входит в первую неделю онбординга
Финансы
какие платежи поставщикам в этом месяце, что стоит в строке бюджета, какие закрывающие документы нужны контрагенту
Маркетинг
что брендбук говорит про логотип, соответствует ли текст позиционированию, сводка по презентациям
Руководители
какие решения принимались по проекту за квартал, расхождения между отчётами отделов
Продакты и аналитики
что согласовали с заказчиком, где требования расходятся с регламентом, исследование к релизу
Возражение 02
«Всё уже лежит в Notion, на Диске и в папках отдела. Ещё один инструмент не нужен»
Переносить документы никто не будет, и это правильно.
Документы остаются там, где лежат, — ИИ-агент читает их на месте
Подключение — это доступ к разделам и папкам, которые открыл ИТ-специалист: чтение, плюс комментарии для ответов и новые документы для исследований. Ничего не копируется заранее: когда приходит вопрос, ИИ-агент ищет и читает ровно то, что нужно для ответа. Готовые подключения — Notion, Confluence, Google Диск, Figma, папки на сервере и сетевые диски, трекеры.
Источники знаний
- Confluence
- Figma
- Файлы на диске
- Google Диск
- Notion
- Интернет
- Свой внутренний сервис
Трекеры и обсуждения — вопрос комментарием, ответ туда же
Что читается
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Google Документы
- Google Таблицы
- Google Презентации
- сетевые папки
- текстовые файлы
- вложения к вопросу
14 интеграций в каталоге, ставятся в уже установленную программу без нового ПО; систему вне каталога — CRM, Битрикс24, 1С, мессенджер — ваш ИТ-специалист подключает собственным инструментом, и она доступна ИИ-агенту сразу. Документы читаются на месте — ничего не копируется заранее. Весь каталог →
Возражение 03
«Как я проверю, что ответ верный?»
Ответ без источника — это мнение. Мнений у команды и так достаточно.
Каждый факт — со ссылкой на документ, а расхождения названы
Сотрудник поддержки спрашивает, в какой срок ответить клиенту на тарифе «Бизнес». ИИ-агент читает регламент поддержки, типовой и подписанные договоры и FAQ, называет 4 рабочих часа, замечает, что FAQ обещает 8 и устарел, и приводит каждый документ с разделом. Чего нет в документах — нет и в ответе.
← прокрутите кадр →
Возражение 04
«Чем это отличается от чата с облачной моделью, в который можно скопировать документ?»
Скопировать один документ можно. Работать так отделом — нет.
Как сейчас — и как с пространством знаний
Чат отвечает по тому, что в него вставили, и забывает это через час. Пространство отвечает по документам компании, которые никто никуда не переносил, помнит правила отдела и показывает, откуда взят каждый факт.
| Как сейчас | С пространством знаний | |
|---|---|---|
| Где искать ответ | В пяти папках, трёх вики и у коллеги, который «точно знает» | Один вопрос — ответ по документам компании, со ссылкой на файл и раздел |
| Если документы расходятся | Никто не замечает, пока не сорвётся срок или не уйдёт клиент | Расхождение названо в ответе: оба документа, оба значения |
| Нужен не ответ, а документ | Полдня собирать сводку по пяти файлам руками | Исследование: документ со ссылками, проверенный вторым ИИ-агентом, в PDF или прямо в Notion |
| Новый сотрудник | Спрашивает в чате, получает пересказ по памяти | Спрашивает там, где читает регламент, получает ссылку на регламент |
| Что остаётся после | Знания уходят вместе с людьми | Правила, факты и ловушки отдела — в базе знаний, которую видит и человек, и ИИ-агент |
| Кто настраивает | Каждый сотрудник — свой чат с облачной моделью и копипаст документов | Ваш ИТ-специалист один раз подключает документы; сотрудники просто спрашивают |
Возражение 05
«Кто это будет настраивать?»
У отдела нет своего администратора, и это нормально: технический шаг — один, и делает его ИТ.
Три шага, из которых технический — один
Пространство создаёт владелец организации или участник с правом «Добавлять репозитории» — так в приложении называется право создавать и проекты, и пространства. Подключение документов — разовая настройка, её делает ваш ИТ-специалист по нашей инструкции. Дальше отдел работает сам.
Создайте пространство — владелец или участник с правом «Добавлять репозитории»
Одно поле — имя. Пространство появляется сразу; заведите по одному на отдел или одно на компанию.
Подключите документы — ваш ИТ-специалист, один раз
Небольшая программа ставится в вашей сети, в ней выбирается подключение из каталога — Notion, Confluence, Google Диск, папки, трекер — и отмечается, что читать. Систему вне каталога ИТ подключает своим инструментом — это его отдельная работа по нашей документации.
Запишите правила — любой участник
В базе знаний — то, что должно учитываться всегда: как отвечать, чего не предлагать, где что лежит.
← прокрутите кадр →
Возражение 06
«Сотрудники не пойдут в ещё одно приложение»
И не должны: вопрос задаётся там, где человек уже работает.
Спросить можно из документа, из тикета или из приложения
Комментарий под страницей Notion или Confluence, в Google Документе, под макетом в Figma или в тикете трекера с упоминанием ИИ-агента — это вопрос, и ответ приходит в то же обсуждение. Так же заказывается исследование: готовый документ появляется рядом с исходным.
В приложении
Раздел «Спросить» в пространстве: вопрос, ответ и уточнения — как в переписке.
В комментарии к документу
Упомяните ИИ-агента под страницей Notion, Confluence, в Google Документе или под макетом Figma — ответ придёт туда же.
В тикете
Jira, Redmine и другие трекеры: вопрос комментарием — ответ комментарием, там, где работают поддержка и разработка. CRM и helpdesk — своим инструментом, см. ниже.
Возражение 07
«Мне нужен не ответ в чате, а документ для руководителя»
Сводку по пяти документам никто не хочет собирать руками.
Глубокое исследование собирает документ по вашим источникам
Две роли ИИ-агента: аналитик читает документы и пишет; проверяющий сверяет каждое утверждение с теми же источниками и заводит замечания; аналитик исправляет. На выходе — документ со ссылками и с названными расхождениями, который выгружается в PDF или текстовым файлом.
← прокрутите кадр →
Возражение 08
«Что из наших документов уходит наружу?»
Служба безопасности спросит об этом первой.
Только то, что ИИ-агент прочитал для ответа, — и только с вашего разрешения
Подключение читает лишь то, что ему открыл ваш ИТ-специалист, и только когда пришёл вопрос. Подробно о том, что уходит наружу, где обрабатывается и на каких тарифах документы уходят сторонним провайдерам моделей, — на странице безопасности.
- Читается только то, что открыто подключению, — и только для конкретного ответа
- Ничего не копируется заранее: документы остаются у вас, ИИ-агент читает их на месте
- ИИ-агент ничего не меняет в ваших документах: ответ приходит комментарием, заказанный документ — новой страницей рядом
- Права на пространство выдаются участникам отдельно: в приложении поддержка не видит пространство HR, если ей не дали доступ
- В журнале организации видно, кто и когда задавал вопросы в приложении
Спросить комментарием может любой, кто видит страницу, документ или тикет и может их комментировать, а ответ увидят все, кто их видит, — даже без прав на пространство. Такой вопрос остаётся на самой странице, в журнал организации он не попадает. Поэтому ИТ-специалист подключает к пространству только те разделы, папки и проекты, которые не видят и не комментируют посторонние: клиенты, подрядчики, гости.
Ответы службе безопасностиОстальные вопросы
Что спрашивают отделы
У нас нет разработчиков. Это для нас?
Да. Пространство знаний не требует ни кода, ни репозитория: в нём есть «Спросить», исследование, база знаний и подключения к документам. Нужен только ИТ-специалист, который один раз поставит коннектор в вашей сети и подключит документы.
У нас Битрикс24, 1С и своя CRM — их нет в каталоге
Каталог готовых подключений — стартовый набор, а не предел. Свою систему ваш ИТ-специалист подключает собственным инструментом: берёт готовый или пишет по нашей документации — это его работа, а не наша, — после чего система доступна ИИ-агенту сразу, наравне с каталогом.
ИИ прочитает всё, что у нас лежит в Notion и на Диске?
То, что ему открыл ИТ-специалист. У ИИ-агента своя учётная запись в Notion или на Диске, и ИТ решает, к чему дать ей доступ; дополнительно можно отметить отдельные разделы и папки. Если ничего не отмечено, ИИ-агенту открыто всё, что видит его учётная запись, поэтому ИТ-специалист отмечает разделы явно. За эти пределы ИИ-агент не выходит, а читает документ лишь тогда, когда он нужен для конкретного ответа.
Что с документами, которые нельзя показывать всем сотрудникам?
Не подключайте их — или заведите отдельное пространство с отдельным подключением и выдайте права на него только тем, кому можно. Права выдаются на пространство, как на проект. И не подключайте такое пространство там, где страницы и тикеты видят и комментируют посторонние — клиенты, подрядчики, гости: спросить комментарием может любой из них.
А если ИИ выдумает ответ?
Ответ приходит со ссылкой на документ и раздел — его можно проверить за минуту. Чего нет в подключённых документах, того нет и в ответе: ИИ-агент скажет, что не нашёл. В исследовании каждое утверждение дополнительно сверяет второй ИИ-агент.
Сколько это стоит?
Оплата — за работу ИИ-агента, в рублях, по объёму прочитанного и написанного; стоимость диалога видна в его шапке, подключение людей ничего не стоит. Для ориентира: вопросы отделов в демо-кабинете стоили от 0,3 до 4 ₽ на сбалансированном тарифе, чаще 1–2 ₽, исследование дороже — расход виден по ходу работы. Тарифы — на отдельной странице; на знакомство даётся стартовый баланс.
ИИ что-то изменит в наших документах?
Нет. Существующие документы не редактируются. Buff добавляет только комментарий с ответом и — по заказу — новую страницу или документ с исследованием. Единственное, что ИИ-агент пишет сам, — записи в базу знаний пространства; вы их видите и можете убрать в архив.
Сканы договоров тоже прочитает?
Только документы с текстовым слоем: Word, Excel, PowerPoint, PDF с текстом, страницы вики и таблицы. Скан без текстового слоя ИИ-агент честно назовёт нечитаемым — распознавания текста в продукте нет.
У нас есть и продукт с кодом, и отделы без него. Это одно и то же место?
Одна организация: рядом с пространствами могут быть проекты разработки, где инженеры работают с кодом. Участникам выдаются права на то, что им нужно, — поддержка видит своё пространство, разработчик — проект.
Первый шаг — одно имя
Создайте пространство и задайте первый вопрос
Регистрация по почте, пространство — сразу. Пока ИТ-специалист не подключил документы, ИИ-агент отвечает по базе знаний и по файлам, которые вы приложите к вопросу. На знакомство даётся стартовый баланс.
Пока документы не подключены — приложите файл к вопросу