Сценарий
Руководитель подразделения
Совет по проекту в четверг. Что решали в июле, что перенесли в августе, что осталось открытым в сентябре — в трёх протоколах. Отчёты трёх отделов за месяц называют разные цифры по одному и тому же. Перечитывать квартал некогда.
Ситуация
Чтобы ответить «что решили», надо перечитать квартал
Что мешает
- Решения и открытые вопросы разбросаны по протоколам встреч.
- Отчёты отделов расходятся между собой, и никто не сверяет их до совещания.
- Перенесённый вопрос кочует из протокола в протокол, пока о нём не забудут.
- Сводку для совета собирает помощник — полдня работы.
Решение 01
Решения за квартал и что осталось открытым
Вопрос: «Какие решения по проекту «Мобильное приложение» принимались на встречах за третий квартал и какие вопросы остались открытыми?» ИИ-агент читает три протокола и отвечает по встречам: решения, открытые вопросы, что перенесено — и отдельно замечает вопрос, который переносится второй месяц, и решение, развернувшее июльское.
Про «Спросить»← прокрутите кадр →
Решение 02
Расхождения между отчётами отделов
Вопрос: «Сведи ключевые цифры из отчётов поддержки, продаж и маркетинга за сентябрь и назови, где отчёты расходятся между собой». ИИ-агент читает три отчёта, сводит цифры и называет два расхождения — число обращений по ошибке экспорта и число обращений, переданных из маркетинга в продажи, — до того, как их заметят на совещании.
Вопрос или исследование?← прокрутите кадр →
Решение 03
Что видит руководитель в кабинете
Журнал аудита и история биллинга организации показывают, кто и когда задавал вопросы, сколько потратило каждое пространство и проект и какие подключения работают. Их видит владелец организации; руководителю подразделения можно выдать отдельное право на чтение журнала, не делая его владельцем.
Журнал аудита
Кто, когда, откуда и что сделал — с фильтром по разделам и выгрузкой целиком; сами тексты вопросов в журнал не попадают.
Доступ только на чтение
Руководитель читает пространство отдела и его базу знаний, ничего в них не меняя.
← прокрутите кадр →
Решение 04
Спросить там, где сотрудник уже работает
Руководитель спрашивает под протоколом встречи в Notion — и ответ приходит комментарием к нему. Комментарий под страницей Notion или Confluence, в Google Документе, под макетом Figma или в тикете трекера с упоминанием ИИ-агента — это вопрос, и ответ приходит в то же обсуждение. Так же заказывается исследование: готовый документ появляется рядом с исходным. Открывать приложение не обязательно.
В приложении
Раздел «Спросить» в пространстве: вопрос, ответ и уточнения — как в переписке; цена вопроса видна сразу после ответа.
В комментарии к документу
Notion, Confluence, Google Документ или макет Figma: упоминание ИИ-агента в комментарии — вопрос, ответ приходит в ту же ветку.
В тикете трекера
Jira, Redmine и другие: вопрос комментарием — ответ комментарием; исследование приходит документом во вложении.
Решение 05
Что делает ваш ИТ-специалист — один раз
Ставит коннектор в сети компании, выбирает подключение из каталога — Notion, Confluence, Google Диск, папки на сервере, трекер — указывает пространство отдела и отмечает, какие разделы и папки читать. Системы вне каталога — календарь, мессенджеры — подключает собственным инструментом: это отдельная работа ИТ по нашей документации, после которой система доступна ИИ-агенту наравне с каталогом. Дальше отдел работает сам; отдельный файл, которого нет в источниках, сотрудник просто прикладывает к вопросу.
Коннектор в вашей сети
Небольшая программа, по умолчанию только исходящие соединения; ставится один раз на всю организацию.
Подключение к документам
Из каталога или свой инструмент; учётная запись с чтением и правом комментировать, отмеченные разделы и папки.
Пространство отдела
Права выдаются на пространство: у руководителя нет доступа к документам HR, пока его не выдал владелец.
Решение 06
Чего ИИ-агент не делает
Границы названы заранее, чтобы отдел не ждал того, чего не будет.
Не ведёт поручения и не ставит задачи сотрудникам
отвечает по протоколам и отчётам.
Календарь и мессенджеры в каталоге нет
ваш ИТ-специалист подключает их своим инструментом.
Не оценивает людей и не делает выводов сверх документов
расхождение названо, решение за вами.
Итог
Сводка к совету собирается вопросом, а не полднём работы помощника; перенесённые вопросы и расхождения между отчётами видны до совещания, а не после.
Первый шаг — одно имя
Создайте пространство и задайте первый вопрос
Регистрация по почте, пространство — сразу. Пока ИТ-специалист не подключил документы, ИИ-агент отвечает по базе знаний и по файлам, которые вы приложите к вопросу. На знакомство даётся стартовый баланс.
Пока документы не подключены — приложите файл к вопросу