Рецепты по ролям

Восемь рецептов для отделов без кода. У каждого — что подключить, три примера вопросов, что положить в базу знаний, какая роль участника нужна и чего ИИ-агент не делает. Примеры — из вымышленной компании «Заметки» (сервис заметок для команд; папка «Документы компании» с разделами Поддержка · Продажи · Договоры · HR · Финансы · Маркетинг · Руководство · Продукт).

Общее для всех: документы подключает ваш ИТ-специалист один раз (что попросить); ИИ-агент только читает и отвечает со ссылкой на документ; сканы без текстового слоя не читаются. Системы, которых нет в каталоге, — CRM, 1С, helpdesk, мессенджеры, рекламные кабинеты, кадровые системы — подключаются своим инструментом силами ИТ и после этого читаются так же, как документы.

Поддержка клиентов

Оператору и руководителю поддержки: условия — в договорах и тарифных приложениях, порядок действий — в регламенте, история — в трекере; отвечать по памяти или искать полчаса.

• Подключить: регламенты поддержки (Confluence, Notion или папка), папку договоров, проект поддержки в трекере.
• Спросить:
  • «Какой срок первой реакции обещан клиенту на тарифе «Бизнес» по договору и совпадает ли он с FAQ?»
  • «Клиент просит возврат через 20 дней после оплаты — что говорят регламент и договор?»
  • «Были ли за месяц обращения с ошибкой выгрузки в CSV и что отвечали?»
• В базу знаний: правило «Сроки клиентам называем только по договору»; ловушка «FAQ поддержки отстаёт от регламента по срокам реакции и возврату — верить регламенту».
• Роль: участник (Contributor) · Пространство поддержки; руководителю, который пишет правила, — редактор (Maintainer).
• Не делает: не пишет клиенту, не меняет тикет, не заводит обращения. Helpdesk и мессенджеры — своим инструментом.

Вопрос из тикета приходит ответом в тикет — как обратиться из трекера. Расхождения регламента, FAQ и договоров — тема для исследования.

Продажи

Менеджеру и руководителю отдела: КП, прайсы, условия и презентации — на Диске или в папке, условия прошлых сделок — в договорах; новый менеджер не знает, какие скидки давали.

• Подключить: папки «КП», «Договоры», «Прайсы»; страницу с регламентом скидок.
• Спросить:
  • «Какие условия оплаты и отсрочки мы давали клиентам сегмента дистрибуции в 2026 году?»
  • «Есть ли в типовом договоре пункт об автопродлении и как сформулирован?»
  • «Сравни три версии КП для ООО «Ромашка» по цене, скидке и сроку» — это исследование
• В базу знаний: правило «Скидку выше 15 % согласует руководитель отдела»; факт «Актуальный прайс — в папке Продажи/Прайсы».
• Роль: участник (Contributor) · Пространство продаж.
• Не делает: не отправляет письма, не готовит КП по шаблону. CRM (Битрикс24, amoCRM) — своим инструментом, после чего читается так же, как документы.

Юристы

Юристу и договорному отделу: сотни договоров в PDF и Word на сетевом диске, несколько версий регламентов; вопросы коллег «а что у нас с…» отнимают день.

• Подключить: сетевую папку договоров и регламентов (только чтение); раздел «Юридическое» в вики.
• Спросить:
  • «Какой номер у договора с ИП Кунгур и до какого срока он действует?»
  • «Чем регламент закупок 2026 отличается от версии 2024 в части согласований?»
  • «В каких договорах 2026 года есть пени за просрочку и какие ставки?» — исследование
• В базу знаний: ловушка «Регламент закупок 2024 устарел — смотреть редакцию 2026»; правило «Ответ по договору — с номером договора и пунктом».
• Роль: участник (Contributor) · Пространство юристов; редактор (Maintainer) — тому, кто ведёт базу знаний.
• Не делает: не редактирует документы, не готовит проекты договоров, не читает сканы без текстового слоя. Персональные данные в документах — вопрос выбора тарифа: на тарифах OpenRouter текст читают модели стороннего провайдера; на выделенных мощностях и в индивидуальном сетапе текст провайдеру моделей не уходит.

HR и онбординг

HR, руководителю и новому сотруднику: порядок отпусков, график выплат, кто выдаёт доступы — записаны, но новичок спрашивает в чате, а HR отвечает одно и то же.

• Подключить: раздел «Для сотрудников» в Notion или Confluence; папку с локальными нормативными актами.
• Спросить:
  • «Как оформить отпуск и за сколько дней подать заявление?»
  • «Кто выдаёт доступ к почте и порталу и куда писать?»
  • «Что входит в первую неделю онбординга менеджера продаж?» — комментарием под страницей онбординга
• В базу знаний: правило «Отвечаем ссылкой на регламент, а не пересказом»; факт «Раздел «Для сотрудников» ведётся в Notion, папка ЛНА — на сервере».
• Роль: HR — редактор (Maintainer) · Пространство HR; новый сотрудник — участник (Contributor) · Пространство «Для сотрудников». Пространство HR видят только участники с правом на него.
• Не делает: не хранит персональные данные — папки с личными делами не подключать. Кадровые системы и 1С — своим инструментом.

Финансы и бухгалтерия

Реестры и бюджет — в таблицах, условия оплаты — в договорах с поставщиками, закрывающие документы у контрагентов разные.

• Подключить: папку «Договоры с поставщиками», таблицу «Бюджет», реестр платежей.
• Спросить:
  • «Какие платежи поставщикам приходятся на октябрь и где предоплата?»
  • «Что стоит в строке «Обучение» бюджета на третий квартал и почему?»
  • «Какие закрывающие документы требует договор с ООО «Вектор»?»
• В базу знаний: факт «Строка «Обучение» Q3 увеличена решением правления от 15.06»; правило «Суммы называть с именем таблицы, листа и строки».
• Роль: участник (Contributor) · Пространство финансов.
• Не делает: не меняет таблицы, не проводит платежи. 1С и ЭДО — своим инструментом.

Стоимость диалога видна в его шапке; оплата Buff — в рублях, с закрывающими документами: Сколько стоит вопрос.

Маркетинг

Брендбук в PDF, позиционирование в вики, презентации на Диске, макеты в Figma; каждый материал сверяют вручную.

• Подключить: папку «Бренд», раздел «Позиционирование», проект Figma, интернет по белому списку.
• Спросить:
  • «Что брендбук говорит про логотип на тёмном фоне и минимальный размер?»
  • «Проверь этот текст на соответствие документу «Как мы говорим о продукте»» — текст вложением
  • «Собери из наших презентаций 2026 года все сравнения с конкурентами в таблицу» — исследование
• В базу знаний: правило «Тексты о продукте сверяем с документом «Как мы говорим о продукте»»; факт «Действующий брендбук — PDF в папке Маркетинг/Бренд».
• Роль: участник (Contributor) · Пространство маркетинга.
• Не делает: не пишет и не публикует посты. Рекламные кабинеты и соцсети — своим инструментом.

Вопрос под макетом в Figma — как обратиться.

Руководитель подразделения или компании

Планы, протоколы, отчёты — в вики и на Диске; чтобы ответить «что решили по проекту», надо перечитать квартал.

• Подключить: разделы протоколов и отчётов; папки планов.
• Спросить:
  • «Какие решения по проекту «Мобильное приложение» принимались за квартал и что осталось открытым?»
  • «Сведи статусы из отчётов трёх отделов за сентябрь и назови расхождения» — исследование
  • «Кто и что спрашивал в пространстве за неделю?» — это не вопрос ИИ-агенту, а журнал аудита организации
• В базу знаний: факт «Протоколы правления — в разделе Руководство, по одному документу на заседание»; правило «В сводке по отчётам расхождения между отделами называть отдельным списком».
• Роль: участник (Contributor) · Пространство, если спрашивает сам; наблюдатель, если только смотрит. Расход организации, тариф и история списаний — у владельца в биллинге.
• Не делает: не ведёт поручения. Календарь и мессенджеры — своим инструментом.

Продакт и аналитик

Требования — в вики, обсуждения — в тикетах, решения — в протоколах; на вопрос «что согласовали по экспорту» разработчики отвечают завтра.

• Подключить: раздел требований в Notion или Confluence, проект в трекере, папку протоколов.
• Спросить:
  • «Какие требования к экспорту согласовали и в какой версии документа?»
  • «Что нужно подтвердить перед выпуском и кто подтверждает?» — из тикета, ответ придёт в тикет
  • «Сведи требования к тарифу «Корпоративный» из вики, тикетов и протоколов и назови противоречия» — исследование
• В базу знаний: правило «Отвечаем по последней согласованной версии требований; черновики называем черновиками»; факт «Требования ведутся в разделе Продукт, обсуждения — в трекере».
• Роль: участник (Contributor) · Пространство продукта. Если у команды есть и проект разработки — вторые права: участник (Contributor) · Проект, чтобы ставить задачи.
• Не делает: не ставит задачи разработки из пространства (task здесь не работает); не меняет тикеты и страницы.

Продакт, который ставит задачи в проекте разработки, — это другой рецепт.